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La norma ISO 9000:2005 sobre "Sistemas de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario" ha definido los documentos y registros.
Según la norma ISO 9000:2005, un documento se define como la información (datos significativos) y su medio de soporte. Un documento puede estar escrito, en vídeo, muestra física, en plano, programa de computadora o de otra manera.
Y de acuerdo con la norma ISO 9000:2005 un registro se define como un documento que presenta resultados obtenidos o propociona evidencia de actividades realizadas. Los registros son un tipo especial de documentos.
Podemos interpretar lo siguiente:
- Todos los documentos no son registros.
- Todos los registros son documentos.
Para tener una idea más clara entre el documento (que no sean de registro) y el registro, tocaremos estos puntos:
- Un documento (que no sean de registro) es un documento vivo, mientras que un registro es un documento muerto.
- Un documento (que no sea registro) menciona cómo llevar a cabo una actividad, mientras que un registro menciona cómo se ha llevado a cabo la actividad.
- Documentos (excepto los registros) están sujetos a cambio, los registros son la evidencia de la actividad desarrollada y no está sujeto a cambios.
- Documentos se aprueban y publican (o liberado) por el área responsable del sistema. Los registros se generan y se aprueban después de la actividad por cualquier personal que lo haya generado.
- Período de conservación de documentos (que no sean registros) por lo general no se mencionan, ya que son de papel, sin embargo, se puede especificar el período de retención de registros.
- Los cambios en los documentos (aparte de registros) se identifican por número de serie / número de revisión. Los registros se identifican con números de formato.
Esperamos que a partir de este conocimiento haya más claridad en los términos de documento y registro y nos ayudes a compartirlo con tus compañeros de área.
Les dejamos un saludo afectuoso.